¿Cómo implementar la automatización de WhatsApp en simples pasos?

Es un hecho que reducir el trabajo manual aporta eficiencia en todos los procesos operativos de una empresa. La automatización hace posible ello. Por eso, en esta ocasión, conocerás cómo implementar la automatización de WhatsApp.

Es una herramienta muy querida por su inmediatez y cada vez más crece de manera exponencial. Si quieres aprovechar todos sus recursos y automatizar WhatsApp gratis, aquí conocerás los pasos. También te explicaremos en qué momento debes considerar la posibilidad de obtener la API de WhatsApp Business.

Asimismo, encontrarás 10 ejemplos de mensajes que puedes personalizar a tu gusto. ¡Empecemos y pon en marcha la innovación!

¿Qué es la automatización de WhatsApp?

La automatización de WhatsApp es el proceso de redactar y programar mensajes que responden a diferentes tipos de consultas. Esto tiene la finalidad de agilizar las interacciones con los clientes y reducir el trabajo manual de los agentes humanos.

Pero ¿en qué casos puedes usar la automatización? Por ejemplo, si tienes una tienda e-commerce, puedes automatizar pedidos por WhatsApp. Si tu negocio es una clínica, puedes automatizar recordatorios para citas y facilitar la reprogramación en caso de que los pacientes no puedan en la fecha pactada. En realidad, puedes trabajar variados mensajes.

Ventajas de la automatización de WhatsApp

• Mejora de la productividad: la automatización libera a los agentes de tareas simples y sus esfuerzos se concentran en aquellas de mayor complejidad.

• Personalización: es posible crear respuestas automáticas personalizadas, adaptadas a las necesidades específicas de cada usuario.

• Disponibilidad 24/7: la automatización garantiza que tu empresa esté siempre disponible para atender consultas, incluso fuera del horario comercial.

• Seguimiento: facilita el seguimiento de conversaciones y la gestión de clientes potenciales, optimizando el proceso de ventas.

• Análisis: si optas por WhatsApp Business API para automatizar las conversaciones con los clientes gozas de herramientas de análisis del comportamiento para una mejor segmentación y personalización.

• Ahorro de tiempo: los agentes evitarán tener que escribir mensajes largos y repetitivos, lo que hará que ganen tiempo para otras actividades.

• Capacidad de escalar: con WhatsApp Business API tienes el beneficio de poder manejar altos volúmenes de mensajes sin complicarte la vida.

¿Cómo automatizar mensajes de WhatsApp para tu empresa?

Para automatizar mensajes, usa WhatsApp Business que es recomendado para pequeñas y medianas empresas que, por lo general, manejan regulares solicitudes de mensajes, mientras que si deseas funciones más avanzadas porque tu equipo se ve rebasado por una avalancha de solicitudes diarias, te recomendamos WhatsApp Business API.

Los pasos de la implementación varían según la plataforma. Precisamente en los siguientes párrafos detallaré cómo se automatiza WhatsApp Business y en qué tipos de mensajes es posible lograr una automatización al 100 %. Recuerda que al tratarse de una herramienta gratuita tiene ciertas limitaciones que debes conocer para saber si es la que necesitas.

Automatizar mensajes con WhatsApp Business

Para empezar, vamos a explicarte qué mensajes se pueden automatizar en WhatsApp Business. Con esta herramienta solo puedes automatizar dos mensajes: el de bienvenida y ausencia. El de respuesta rápida es manual, porque para activarlos el agente requiere presionar el símbolo / y elegir el mensaje que mejor se adapte a la consulta.

Asimismo, la también llamada función WhatsApp quick reply solo te permite guardar hasta 50 respuestas rápidas y construir textos de hasta 25 caracteres. En el caso de que todas estas opciones sean suficientes para tu negocio, atento al siguiente apartado.

Estos son los pasos para la automatización de WhatsApp Business:

1. Abre el chat de clientes.

1. Ve a la parte superior de la pantalla y selecciona los tres puntos.

1. Pulsa ‘herramientas para la empresa’.

1. En la parte de abajo verás la sección de mensajería, la cual contiene las siguientes opciones: mensaje de bienvenida, mensaje de ausencia y respuestas rápidas.

1. Elige mensaje de bienvenida y actívalo.

1. Escribe un mensaje de bienvenida, el cual estará destinado para todos aquellos clientes que te escriban por primera vez o después de 14 días sin actividad.

1. Guarda los cambios.

Para mensajes de ausencia, sólo retrocede y escribe un texto donde informes que en estos momentos estás fuera de horario y que puede visitar el centro de ayuda de preguntas frecuentes del sitio web para encontrar una solución rápida, por poner un ejemplo. Los mensajes de ausencia son útiles para feriados largos y fuera del horario comercial.

Ahora que ya sabes cómo automatizar mensajes de WhatsApp gratis, vamos con la otra herramienta que contiene un abanico de recursos que puedes aprovechar de distintas maneras. Me refiero a los mensajes automáticos de WhatsApp Business API.

Automatizar mensajes con WhatsApp Business API

A diferencia de la primera alternativa, WhatsApp Business API se encuentra mucho mejor equipada. Ofrece desde plantillas pre aprobadas con un poco más de 1000 caracteres de texto y totalmente personalizables hasta funciones de integración con otras herramientas.

No obstante, no es para todos los negocios. Por un lado, aquellos que manejan un bajo volumen de mensajes no la necesitan, será suficiente con WhatsApp Business y, por otro lado, para obtener la API, debes cumplir con las políticas de Meta (el propietario de WhatsApp). Asimismo, debido a sus funciones más avanzadas requiere de una inversión.

En tu búsqueda del proveedor autorizado no olvides regirte por un conjunto de criterios elementales para evitar desagradables sorpresas. Existiendo tantas opciones en el mercado es importante evaluar con calma y fijarte en aspectos como testimonios de los clientes, planes, tarifas y limitaciones, capacidad de integración y escalabilidad.

La implementación de chatbots es una función atractiva que, desde luego, no puede faltar en tus requerimientos si a tus equipos les es imposible contestar cientos de mensajes diarios o atender el teléfono que no deja de sonar en todo el día.

Según un estudio de la empresa Gartner, el uso de los chatbots está en crecimiento en América Latina y seguirán dominando el panorama en los próximos años, debido a la creciente necesidad de las empresas en crear nuevos productos y aumentar sus clientes.

Ejemplos de respuestas automáticas de WhatsApp Business API

La automatización de WhatsApp va más allá de crear un conjunto de mensajes predeterminados para que ningún cliente se quede sin ser atendido. Se centra en optimizar los recursos disponibles para aumentar las posibilidades de conversión.

Estos mensajes deben responder a situaciones repetitivas y contener una buena dosis de empatía, cordialidad, gratitud, compromiso de resolución y poder persuasivo. Enseguida 10 respuestas automáticas que puedes incluir en tus estrategias de retención.

1. Mensaje automático de saludo

Hola, [nombre del cliente] ¡Bienvenido a [nombre de la empresa]!

Es un gusto tenerte aquí. ¿En qué podemos ayudarte hoy? Marca la opción de tu interés.

a) Servicios de fotografía [botón] ?
b) Servicios de videografía [botón] ?
c) Consulta sobre envío de sesiones de fotos [botón]
d) Reclamos [botón]


2. Mensaje automático por campaña de Navidad

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3. Mensaje automático de felicitaciones por cumpleaños

¡Feliz cumpleaños, [nombre de cliente]! ? Esperamos que tengas un día increíble. 
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En [nombre de la empresa] queremos extenderte nuestras felicitaciones y agradecerte por tu preferencia. ¡Disfrútalo! ? ??


4. Mensaje automático de invitación a evento

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5. Mensaje automático de seguimiento de pedidos

¡Hola, [nombre del cliente]! Tu pedido # [número de pedido] ha sido procesado y está en camino. 
Puedes rastrearlo aquí [enlace de seguimiento].

En [nombre de la empresa] queremos agradecerte por tu compra y ya sabes que estamos aquí para servirte en lo que necesites.

¡Disfruta de tu pedido!

6. Mensaje automático de anuncio de nuevo producto 

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7. Mensaje automático para solicitar feedback

¡Hola, [nombre del cliente]!

Ha sido un placer tenerte en nuestro evento de hoy. Precisamente, porque valoramos tu opinión, ¿puedes tomarte un momento para compartir tus comentarios sobre tu última experiencia con nosotros?

¡Gracias! 


8. Mensaje automático para recordatorio de pago

¡Hola, [nombre del cliente]!

No olvides que en dos días vence la fecha del pago pendiente de tu factura. ¿Puedes realizar el pago hoy día? ?

Si es así, te agradeceríamos que enviaras la captura del voucher por esta vía. Recuerda que premiamos con descuentos la puntualidad de nuestros clientes.

¡Que tengas un excelente día!

9. Mensaje automático para derivar con agente humano

Comprendemos la complejidad del caso, por eso, quédese en línea.

En unos minutos será atendido por nuestro agente. ✍️

10. Mensaje automático para ofrecer disculpas

Hola, [nombre del cliente]

Lamentamos que hayas pasado por esa situación tan incómoda y nos comprometemos a encontrar una solución lo más pronto posible.

¿Podría detallar más lo sucedido? ✍️

En [nombre de la empresa] valoramos la experiencia del cliente y, por eso, creemos que tu opinión nos será de gran ayuda para ser cada día mejores.

¿Cuál es la mejor herramienta de automatización de WhatsApp?

No existe una única mejor herramienta de automatización, hay muchas en el mercado, pero específicamente para tu negocio debes tomar en cuenta varios aspectos: presupuesto, necesidades, tecnología, escalabilidad, soporte técnico, qué tan intuitiva es y los costos operativos a largo plazo. Ticker es una buena opción a considerar.

¿Se pueden enviar mensajes masivos de WhatsApp de manera automática?

Sí, sí puedes enviar mensajes masivos a tus clientes, pero tendrías que contar con la API de WhatsApp Business para que sea posible. También posee otras funciones adicionales, como la integración, análisis de comportamiento y elaboración de informes en tiempo real sobre la efectividad de tus estrategias.

Conclusiones

A diferencia de otros canales comunicativos, WhatsApp se erige como el rey, debido a la impactante cifra de usuarios activos al mes (alrededor de 2000 mil millones). Aprovecha este potencial para dar a conocer tus productos y servicios.

Si aún no lo has explorado como es debido, te invito a leer un artículo sobre las claves para vender por WhatsApp. Asimismo, como has podido comprobar, el proceso para manejar las opciones de respuestas de WhatsApp Business es bastante sencillo e intuitivo.

Respecto a la API de WhatsApp Business, asegúrate de encontrar un proveedor externo cuya plataforma se adapte a tus necesidades, preferencias, cuestiones presupuestales y que sea fácil de utilizar. ¡Éxitos en la implementación de la herramienta!